深圳市生物医药促进会档案管理制度

为了加强本会登记档案的规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》及《社会团体登记管理条例》等规定，特制订本办法。

第一条 档案是本会的集体财产，各类文件材料由秘书处负责整理、立卷、归档。秘书处对协会文件立卷工作进行监督和指导，并做好各类文件与材料的归档工作。

第二条 归档范围：凡是本会各部门和项目工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件，均属归档范围。主要包括收发文电、内部文件、财务资料、各种会议文件、文件汇编、簿册图表、出版物原稿、磁盘多媒体材料等。

第三条 所有资料要有专人负责管理，档案管理人员要做好以下工作：

（一）按档案类别，制定各类的编号规定；

（二）严格档案材料的接收手续，仔细检点移交的归档材料并履行移交签字手续；

（三）档案材料的立卷及编制总目录；

（四）档案材料的检查工具，制定借阅办法，重视机密文件，要经领导批准后，方可借出。

（五）档案管理人员调动，需要办理工作交接手续。

第四条 凡档案材料均要求字迹工整、审签手续齐全，禁用字迹不牢固和易褪色的书写工具。

第五条 秘书处按照协会要求，对存放的各类档案进行分类管理与使用登记，做好档案的保存、借阅、查阅、使用、销毁等工作。

第六条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经会长及秘书长审查批准后，按程序进行档案销毁。

第七条 秘书处的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的完整与完好。 

第八条 查阅、借阅档案的人员，按规定办理审批手续与登记，档案用完后应及时归还。 

第九条 借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，负责人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向会长及秘书长报告，按有关规定处理。 

第十条 平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。 

第十一条 确保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十二条 本制度经深圳市生物医药促进会第二届理事会第二次会议理事会审议通过后生效，由理事会解释。

深圳市生物医药促进会

二Ｏ二二年六月二十五日